Manual de Usuario | Sistema Salvador Sanfuentes

Visión general y accesos Portal de Apoderados Portal Caminante (Clan) Portal Pionero (Avanzada) Portal del Adulto Voluntario Guía rápida para dirigentes El ERP módulo por módulo Problemas frecuentes

Visión general

El sistema tiene un ERP central (para el equipo de grupo) y cuatro portales de autoservicio. Todos comparten la misma base de datos: lo que registras en un portal se ve de inmediato en el ERP, y viceversa. Los documentos importantes se archivan automáticamente en el Google Drive del grupo, organizados por carpetas.

Portal	Para quién	Acceso
Apoderados	Madres, padres y apoderados	Google (correo personal) + vinculación con RUN y fecha de nacimiento del joven
Caminante	Jóvenes del Clan	RUT + clave (últimos 4 dígitos del RUT del apoderado)
Pionero	Jóvenes de la Avanzada	RUT + clave (igual que caminante)
Adulto Voluntario	Dirigentes y colaboradores	Google institucional o correo + contraseña del ERP; vinculación con RUN
ERP (S.L.P.S.)	Equipo de grupo	Google institucional @salvadorsanfuentes.org

Todos los portales están enlazados desde el menú “Portales” del sitio salvadorsanfuentes.org.

Portal de Apoderados Familias

Aquí las familias autorizan actividades, completan la ficha médica anual y consultan la situación de sus hijos, hijas o representados.

Primer ingreso (solo una vez)

Entra al portal y pulsa Continuar con Google usando tu correo personal (Gmail u otro con cuenta Google).

Si tu correo ya figura como apoderado, verás a tus hijos, hijas o representados de inmediato. Si no, aparecerá el bloque “Vincular hijo/a o representado”: escribe el RUN del joven y su fecha de nacimiento.

El sistema verifica ambos datos y asocia tu correo como apoderado. Puedes repetirlo para vincular más de un hijo/a o representado.

Cada joven tiene 3 cupos de apoderado (titular y 2 suplentes). La vinculación ocupa el primer cupo libre y nunca reemplaza el correo de otro apoderado.

Qué hay en la tarjeta de cada hijo/a o representado

General: datos del joven y la sección editable Contactos de apoderados — mantén al día nombres, parentescos y teléfonos: son los datos de emergencia del grupo.
Progresión: avance en el método scout de su rama (solo lectura).
Eventos y Pagos: historial de asistencia y estado de cuotas (solo lectura).
Actividades: las actividades publicadas por el grupo. En cada una confirmas la participación y firmas la autorización oficial AGSCh con el dedo. El PDF se descarga y queda archivado en el Drive del grupo. Abajo verás el historial de actividades pasadas.
Ficha Médica: complétala y fírmala una vez al año o cuando cambien los datos de salud. También queda archivada automáticamente.

¿No aparecen actividades? Solo se muestran las que el equipo de grupo ha publicado con fecha. Si esperas ver una actividad, consulta a la dirigencia de la unidad.

Portal Caminante Clan

Exclusivo para integrantes del Clan. Ingresa con tu RUT; la clave son los últimos 4 dígitos del RUT de tu apoderado.

Camino Simbólico: tu Proyecto de Vida — responde las preguntas de reflexión y registra tu Compromiso.
Proyectos: crea proyectos colectivos, define fases, invita responsables y sube evidencias (van al Drive del grupo). Puedes explorar proyectos de la Avanzada y pedir unirte; el creador aprueba o rechaza desde su portal.
Portafolio: tu etapa de progresión (Bienvenida → Fuego → Antorcha), competencias e insignias.
Calendario: fechas de proyectos (compartidas con la Avanzada) y notas del Clan.

Portal Pionero Avanzada

Exclusivo para la Avanzada Toki Pillán. Mismo acceso que el caminante (RUT + clave).

El Sonar: tu radar personal de crecimiento en las 6 áreas — edítalo y guárdalo; es el mismo dato que ve tu dirigente en el ERP.
Mi Propia Aventura: tus notas personales y adjuntos del camino pionero.
Proyectos: igual que en el Clan — crear, coordinar fases, evidencias al Drive, y exploración cruzada con proyectos del Clan.
Portafolio: etapas Cruz del Sur → Sendero → Cumbre con sus requisitos propios.
Calendario: fechas de proyectos (compartidas) y notas de la Avanzada.

Portal del Adulto Voluntario Dirigentes

Ingreso

Usa Google con tu cuenta @salvadorsanfuentes.org, o tu correo + contraseña del ERP.

Si tu ficha no aparece, vincúlala una sola vez escribiendo tu RUN (sirve con o sin puntos y guion).

Qué puedes editar tú

Mis Datos: contacto, profesión, disponibilidad, salud completa (previsión, seguro, grupo sanguíneo, alergias) y contacto de emergencia.
Formación e Intereses: cursos y talleres realizados, especialidades, certificaciones vigentes y tu estado de acompañamiento (AP, APF, etapa del PPF).
Mi Compromiso: redacta tus metas anuales y fírmalas; queda en tu ficha y en el historial, con copia en tu expediente de Drive.
Documentos: sube o pega la URL de tus certificados (antecedentes, inhabilidades, carta, foto) y de tus certificados de cursos de formación — se reflejan al instante en tu perfil del ERP. Todo archivo sube a tu carpeta de expediente en el Drive del grupo.

Qué se gestiona solo en el ERP

RUN, roles y unidad asignada, nivel de formación AGSCh (Insignia de Madera), fase del ciclo de vida, cuota y ficha médica. El portal te los muestra en la tarjeta gris de solo lectura; si algo está mal, avisa a tu responsable de grupo.

Guía rápida para dirigentes

Publicar actividades (para que las familias autoricen)

En el ERP, módulo Eventos / Campamentos, crea la actividad con fecha de inicio (y fin si dura más de un día), lugar y tipo (interna/abierta).

Márcala como publicada. Solo entonces aparece en la pestaña Actividades del Portal de Apoderados para confirmar participación y firmar.

Las autorizaciones firmadas llegan solas al Drive: admin_eventos / Autorizaciones - [nombre del evento]. Las fichas médicas, a admin_documentos / Fichas Médicas.

Organización del Drive

Qué	Dónde queda
Documentos y certificados de adultos	adultos / [carpeta de cada voluntario]
Autorizaciones firmadas	admin_eventos / Autorizaciones - [evento]
Fichas médicas firmadas	admin_documentos / Fichas Médicas
Evidencias de proyectos juveniles	Carpetas de rama (Clan / Avanzada)
Comprobantes de tesorería y eventos	admin_tesoreria / admin_eventos

Cuentas y accesos

Los jóvenes no necesitan cuenta: entran con RUT + clave familiar.
Un apoderado nuevo se auto-vincula (RUN + fecha de nacimiento del joven); nunca es necesario crearle nada.
Si un correo quedó mal vinculado (apoderado o adulto), se corrige editando el registro en el ERP.

El ERP módulo por módulo S.L.P.S.

El ERP (Sistema Logístico, de Programa y Seguimiento) es la plataforma central del equipo de grupo. Se accede en salvadorsanfuentes-erp.netlify.app con la cuenta institucional. La barra superior (shell) ofrece búsqueda global de personas, notificaciones en tiempo real, tu perfil y navegación adaptada al móvil. Lo que cada usuario ve depende de sus permisos por rol.

Dashboard

El tablero de mando del grupo: paneles con indicadores clave (membresía por unidad, cuotas al día, actividades próximas, progresión), con versión optimizada para teléfono. Es la página de inicio tras el login y el mejor lugar para detectar pendientes de un vistazo.

Directorio

El padrón completo de miembros (jóvenes y adultos) en una tabla con filtros por unidad, estado y búsqueda libre. Permite acciones masivas: exportar a Excel, generar listados, y operaciones sobre múltiples registros a la vez. Es la vista de consulta rápida; la edición profunda se hace en Programa de Jóvenes o Adultos Voluntarios.

Programa de Jóvenes

El corazón educativo del sistema. Por cada joven mantiene su expediente completo:

Datos y ficha institucional: identificación, unidad, apoderados, foto (con recorte integrado), estado activo/inactivo, y edición institucional de campos administrativos.
Progresión por rama: etapas y adelanto según la metodología AGSCh; en la Avanzada incluye El Sonar (radar de 6 áreas, el mismo que edita el joven en su portal) y en el Clan el Camino Simbólico y competencias. Registra objetivos educativos, evaluaciones con firmas y notificaciones automáticas cuando un joven alcanza un hito.
Especialidades y monitores: seguimiento de especialidades con su monitor asignado.
Proyectos colectivos: los mismos proyectos de los portales juveniles (creación, fases MIRE, ficha extendida con presupuesto, responsables, evidencias que suben al Drive de la rama) y vista de proyectos vigentes. Desde el ERP son de solo lectura: se gestionan en los portales.
Movimientos: pase de unidad (cambio de rama con trazabilidad) y transferencia a adultos cuando el joven cumple la edad.
Expediente PDF: genera el expediente imprimible del joven con logos de unidad. Dashboard de KPIs del programa por unidad.

Adultos Voluntarios

Gestión del ciclo de vida del voluntariado: padrón de adultos, perfil con roles y nivel de formación, diccionario de competencias del adulto con su interfaz de evaluación, PPF (Plan Personal de Formación) editable con steppers de avance, gestión de asesorados (quién acompaña a quién), certificados de formación con subida a Drive (los mismos que el voluntario puede subir desde su portal), expediente documental por persona y fotos con recorte. Aquí se validan las credenciales que el portal del adulto muestra como solo-lectura.

Tesorería

Contabilidad completa del grupo con cuentas por unidad y del grupo: registro de movimientos (ingresos/gastos con comprobantes que se archivan en Drive), dashboard consolidado de saldos, registro anual (cuota AGSCh por miembro, con estado pagado/pendiente), transferencias entre cuentas, planes de pago en cuotas para familias, complemento de pago, exportaciones globales a Excel y sincronización con Google Sheets para trabajar la planilla fuera del sistema.

Eventos / Campamentos

El módulo más completo, pensado para operar una actividad de punta a punta:

Creación y edición del evento (fechas, lugar, tipo interno/abierto) y publicación — el interruptor que lo hace visible a las familias para autorizar.
Participantes: inscripción y control de jóvenes y adultos, por grupos y unidades, con actualización en tiempo real entre dispositivos.
Finanzas del evento: ingresos y gastos, presupuesto, metas e indicadores de cumplimiento.
Operación en terreno: planilla de puntuación por equipos, postas y objetivos del recorrido, pasaporte del participante, croquis del lugar, inventario del evento y menú con control de entregas (raciones).
Credenciales con código QR y check-in QR (página dedicada para escanear llegadas), más comprobantes por correo a las familias.

Comunicaciones

Mensajería masiva del grupo: selección de destinatarios por unidad/rol, editor de correos con imágenes y adjuntos (los adjuntos se archivan en Drive), historial de envíos, y canal WhatsApp (configuración, envío masivo y mensajes individuales). Se complementa con la Bandeja WhatsApp: una vista de conversaciones en tiempo real para responder mensajes entrantes.

Inventario del grupo

Catálogo del material (carpas, cocinas, cuerdas...): alta de ítems con fotos, distribución por unidad, y control de préstamos y devoluciones con responsable y fechas.

Certificados

Generador de certificados institucionales: busca a la persona, completa el formulario del tipo de certificado, y lo genera e imprime o envía por correo, quedando copia archivada.

Progresión e insignias

Vista transversal de la progresión de todos los jóvenes con su detalle individual y acciones rápidas de asignación de etapa/insignia, complementaria al expediente de Programa de Jóvenes.

Planificador de reuniones

Agenda del equipo: creación de reuniones con invitados, calendario visual, sincronización con Google Calendar, y registro del acta con acuerdos de cada sesión.

Gestión de usuarios

Administración de acceso al ERP: cuentas, permisos y roles por módulo (qué ve cada quién), vínculo con Google Workspace institucional y asignación de asesorados. Reservado a la administración del grupo.

Inscripción pública y Autorizaciones (admin)

Inscripción pública: formulario externo para que delegaciones u otros grupos se inscriban a eventos abiertos, con fotos, fichas adjuntas y confirmación por correo. Autorizaciones admin: vista administrativa de todas las autorizaciones firmadas por las familias, para verificación antes de cada salida.

Regla de oro del sistema: todo documento que se adjunta o se genera (autorizaciones, fichas médicas, certificados, comprobantes, evidencias, expedientes de adultos) queda archivado automáticamente en el Google Drive del grupo, organizado en las carpetas de la tabla de la sección anterior. Las fotos e imágenes de visualización viven en el almacenamiento del sistema por razones técnicas.

Problemas frecuentes

Síntoma	Causa y solución
“Veo una versión vieja del portal”	Caché del navegador. Haz recarga forzada (Ctrl+Shift+R) o borra datos del sitio en el móvil.
“RUT no encontrado” en portales juveniles	El joven debe estar registrado y activo en el ERP con su RUT correcto. Verifica con la dirigencia.
“Este portal es para…” al entrar	Cada portal juvenil es exclusivo de su rama: el Clan usa el Caminante y la Avanzada el Pionero. El mensaje incluye el enlace correcto.
“No encontramos tu ficha” (adultos)	Vincúlala con tu RUN en esa misma pantalla. Si dice que ya está vinculada a otro correo, pide la corrección al equipo de grupo.
No aparecen actividades para autorizar	Solo se listan actividades publicadas con fecha desde el ERP. Pide a la dirigencia que publique el evento.
El botón de Google no vuelve al portal	La dirección debe estar autorizada en la configuración de Supabase (tarea del administrador). Mientras tanto, los adultos pueden entrar con contraseña.
“Guardado con respaldo en storage”	Drive no respondió en ese momento; el documento no se perdió. Reintenta más tarde o avisa al administrador.